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Die Abmahnung im Arbeitsrecht

Nicht immer verläuft im Arbeitsleben alles reibungslos. Liegt ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers* oder des Arbeitgebers in Bezug auf die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag vor, kann der andere Teil ihn unter bestimmten Voraussetzungen abmahnen. Die Abmahnung ist in der Regel der Grundstein für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Im Einzelfall, wenn das Arbeitsverhältnis besonders zerrüttet ist, kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis auch sofort kündigen, ohne zuvor eine Abmahnung ausgesprochen zu haben. Doch nicht immer ist eine ausgesprochene Abmahnung auch berechtigt.
Wir erläutern Ihnen, unter welchen Voraussetzungen eine Abmahnung durch den Arbeitgeber ausgesprochen werden und wann der Arbeitnehmer gegen eine (unberechtigte) Abmahnung vorgehen kann. Zuletzt erläutern wir kurz die Abmahnung durch den Arbeitnehmer.

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Funktionen/Bestandteile der Abmahnung

Ein Arbeitgeber muss einen Arbeitnehmer in der Regel vor einer verhaltensbedingten Kündigung mit einer Abmahnung warnen und ihm damit die Chance geben, sein Verhalten zu ändern. Eine Abmahnung hat deshalb drei Bestandteile, die zudem gewisse Funktion erfüllen:

1. Hinweisfunktion: Umschreibung des beanstandeten Verhaltens

Die Abmahnung soll den Arbeitnehmer auf sein pflichtwidriges Verhalten hinweisen (Hinweisfunktion). Die Abmahnung muss deshalb zwingend das gerügte Verhalten genau bezeichnen, damit für den Arbeitnehmer eindeutig erkennbar ist, was ihm vom Arbeitgeber vorgeworfen wird. Das heißt, dass der Arbeitgeber Datum, Ort und Uhrzeit des Vertragsverstoßes konkret benennen muss. Pauschale Vorwürfe wie z. B. "wiederholtes Zuspätkommen" oder "mangelhafte Arbeitsleistungen" sind keine Abmahnungen.
Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts kann mit einer Abmahnung nur eine Verletzung des Arbeitsvertrags gerügt werden. Eine „betriebsverfassungsrechtliche“ Abmahnung, d.h. die Rüge einer Verletzung von betriebsverfassungsrechtlichen Pflichten ist unzulässig.

2. Ermahnfunktion: Aufforderung zur Änderung des gerügten Verhaltens

Mit der Abmahnung muss der Arbeitgeber das abgemahnte Verhalten deutlich als Vertragsverstoß rügen und den Arbeitnehmer auffordern, sich in der Zukunft vertragsgerecht zu verhalten.

3. Warnfunktion: Androhung von Rechtsfolgen für den Fall der Wiederholung (andernfalls Ermahnung)

Der Arbeitgeber muss durch die Abmahnung deutlich machen, dass der Arbeitnehmer im Wiederholungsfalle mit einer Kündigung rechnen muss. Durch die Androhung von kündigungsrechtlichen Folgen unterscheidet sich die Abmahnung von der Ermahnung oder Beanstandung. Durch die Ermahnung soll der Arbeitnehmer zwar ebenfalls angehalten werden, seine individual- oder kollektivvertraglichen Pflichten einzuhalten, im Wiederholungsfall zieht die Ermahnung aber keine Rechtsfolgen nach sich.
Achtung: Bei der Frage, ob der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer eine Abmahnung oder nur eine Ermahnung ausgesprochen hat, kommt es nicht auf die Bezeichnung an, sondern allein darauf, ob die oben genannten drei Voraussetzungen einer Abmahnung gegeben sind.

4. Dokumentationsfunktion bei schriftlicher Abmahnung: Form der Abmahnung

Eine bestimmte Form ist für die Abmahnung nicht vorgeschrieben. Die Abmahnung kann deshalb auch mündlich, per Fax oder per E-Mail erfolgen.
ABER: Aufgrund der hohen Anforderungen, die die Arbeitsgerichte an den Inhalt einer Abmahnung stellen, empfiehlt sich eine mündliche Abmahnung nicht.

Wird vor Gericht (z. B. im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses oder einer Klage gegen die Abmahnung) geprüft, ob die Abmahnung berechtigt war, muss der Arbeitgeber zum einen beweisen, dass er den Sachverhalt hinsichtlich des vorgeworfenen Fehlverhaltens richtig und konkret zusammengefasst hat. Er muss zudem darlegen, wie er dies dem Arbeitnehmer gegenüber mündlich erklärt hat. In der Regel wird der Arbeitnehmer die Darstellung des Arbeitgebers im Prozess bestreiten und einen anderen Sachvortrag angeben. Zum anderen muss der Arbeitgeber beweisen, dass er dem Arbeitnehmer deutlich gemacht hat, dass er bei einer Wiederholung des abgemahnten Verhaltens eine Kündigung erhält.
Mit einer in Textform erteilten Abmahnung kann später dokumentiert werden, dass die Abmahnung die vorbenannten Voraussetzungen erfüllt hat. Einer mündlichen Abmahnung, auch wenn dies in Form einer Aktennotiz in der Personalakte dokumentiert wird, kommt dahingegen ein geringerer Beweiswert zu.

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Zugang der Abmahnung

Damit die Abmahnung wirksam ist, muss sie dem Arbeitnehmer zugegangen sein.
Damit die Abmahnung den Arbeitnehmer auch erreicht hat, ist bei einer nur mündlichen Abmahnung das Zuhören erforderlich. Eine schriftliche Abmahnung kann dem Arbeitnehmer übergeben oder übersendet werden.

Bestreitet der Arbeitnehmer vor Gericht den Zugang der Abmahnung, trifft den Arbeitgeber die volle Beweislast des Zugangs. Als Arbeitgeber empfiehlt es sich daher, die Abmahnung in Textform auszusprechen und den Arbeitnehmer auf einer Kopie der Abmahnung unterschreiben zu lassen, dass er die Abmahnung erhalten hat (sog. Empfangsquittung).
Der Arbeitnehmer ist jedoch nicht verpflichtet, eine Empfangsquittung auszustellen. Weigert sich der Arbeitnehmer, den Empfang der Abmahnung schriftlich zu bestätigen, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, wie er die Zustellung bewirken soll. Es gelten in diesem Fall die gleichen Grundsätze wie bei der Zustellung einer Kündigung.

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Fristen für den Ausspruch der Abmahnung

Für den Ausspruch einer Abmahnung muss der Arbeitgeber, anders als bei der verhaltensbedingten Kündigung, keine Fristen einhalten. Zögert der Arbeitgeber allerdings eine längere Zeit mit der Abmahnung, wird das Gericht das Fehlverhalten des Arbeitnehmers als weniger gewichtig bewerten. Bei einem längeren Zeitablauf ist es deshalb möglich, dass eine einzelne Abmahnung nicht ausreicht, um bei einem erneuten Verstoß sogleich die Kündigung aussprechen zu können. Ggf. wird dann eine zweite Abmahnung erforderlich. Das Recht auf Abmahnung kann zudem verwirken, wenn sich der Arbeitnehmer im Nachgang zum vertragswidrigen Verhalten über einen längeren Zeitraum vertragstreu verhalten hat.

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Wer ist zur Abmahnung berechtigt

Zum Ausspruch einer Abmahnung ist nicht nur derjenige berechtigt, der auch eine Kündigung aussprechen darf. Eine Abmahnung kann vielmehr jeder Vorgesetzte aussprechen, der weisungsbefugt ist.

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Mehrere Fehlverhalten des Arbeitnehmers

Liegen mehrere Fehlverhalte des Arbeitnehmers vor (z. B. dreimaliges Zuspätkommen), empfiehlt es sich dringend, für jeden Vertragsverstoß jeweils eine einzelne Abmahnung auszusprechen.
Wurden die Vertragsverstöße zusammen in einer Abmahnung abgemahnt und stellt sich später vor Gericht heraus, dass eines der abgemahnten Fehlverhalten nicht nachweisbar ist, ist die Abmahnung nicht nur wegen des nicht nachweisbaren Teils, sondern insgesamt unwirksam. Dies führt in der Regel dazu, dass auch die im Anschluss an die Abmahnung ausgesprochene Kündigung unwirksam ist. Bei einem erneuten Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss dann zudem zunächst wieder abgemahnt werden und es kann nicht sofort eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden.

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Zu häufiges Abmahnen

Ein zu häufiges Abmahnen wegen des gleichen Fehlverhaltens kann dazu führen, dass die Abmahnung ihre erforderliche Warnfunktion verliert. Ohne die erforderliche Warnfunktion ist aber keine Abmahnung mehr gegeben. Hat der Arbeitgeber wegen des gleichen Sachverhalts bereits mehrere Abmahnungen ausgesprochen, muss bei der letzten Abmahnung vor Ausspruch der Kündigung hinreichend deutlich gemacht werden, dass nun endgültig bei einem weiteren solchen Fehlverhalten die Kündigung droht. Andernfalls wäre die Kündigung mangels Abmahnung unwirksam.

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Anhörung des Betroffenen/Beteiligung des Betriebsrats

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor Ausspruch der Abmahnung nicht anhören. Etwas Anderes kann jedoch gelten, wenn ein Tarifvertrag eine vorherige Anhörung vorsieht. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat vor dem Ausspruch einer Abmahnung nicht anhören.

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Rechte des Arbeitnehmers bei unwirksamer Abmahnung

Wurde eine Abmahnung zu Unrecht erteilt, z. B. weil es sich bei dem vorgeworfenen Verhalten gar nicht um eine Pflichtverletzung aus dem Arbeitsvertrag handelt, kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte klagen.
Denn die Arbeitsgerichte gehen davon aus, dass eine solche ungerechtfertigte Abmahnung den Arbeitnehmer an seiner beruflichen Entwicklung hindert und damit unangemessen in sein Persönlichkeitsrecht eingreift. Daher sollte der Arbeitnehmer in solchen Fällen nicht zögern, den Anspruch gegen den Arbeitgeber geltend zu machen und notfalls vor Gericht durchzusetzen.
Fristen für die Geltendmachung dieses Entfernungsanspruchs bestehen grundsätzlich nicht.

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Entbehrlichkeit der Abmahnung

Eine Abmahnung ist entbehrlich, wenn der Arbeitnehmer nicht willens oder in der Lage ist, sich vertragstreu zu verhalten oder aber die Verfehlung so gravierend ist, dass eine fristlose Kündigung sofort möglich wäre. Dies kann z. B. bei einem strafrechtlichen Fehlverhalten wie Diebstahl, Betrug, Veruntreuung, Beleidigung etc. sein.
Ob eine Abmahnung entbehrlich ist, ist immer anhand des Einzelfalles zu prüfen, da es keine „absoluten“ Kündigungsgründe gibt.

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Abmahnung durch den Arbeitnehmer

Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verlangt in der Regel auch von einem Arbeitnehmer, dass er den pflichtwidrig handelnden Arbeitgeber vor Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung abmahnt. Wie bei der Abmahnung durch den Arbeitgeber ist auch bei der Abmahnung durch den Arbeitnehmer eine Abmahnung ausnahmsweise dann entbehrlich, wenn keine Aussicht auf Rückkehr des Vertragspartners zum vertragskonformen Verhalten besteht (vgl. BAG, Urteil vom 26. Juli 2007 – 8 AZR 796/06).

Gründe für eine Abmahnung des Arbeitnehmers gegenüber seinem Arbeitgeber können z. B. sein:

  • der Arbeitgeber zahlt wiederholt den Lohn bzw. das Gehalt nicht bzw. verspätet,
  • der Arbeitgeber kürzt den Lohn erheblich ohne ersichtlichen Grund,
  • der Arbeitgeber zahlt keine Spesen oder Zuschläge,
  • der Arbeitgeber verlangt Überstunden, die vertraglich nicht gerechtfertigt sind,
  • Mobbing durch den Vorgesetzten, auch "Bossing" genannt,
  • sexuelle Belästigung durch den Vorgesetzten,
  • sexuelle Belästigung durch Kollegen, gegen die der Chef nichts unternimmt, obwohl sie ihm bekannt sind.

Für eine Abmahnung durch den Arbeitnehmer gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Abmahnung durch den Arbeitgeber. In der Abmahnung muss darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine Verletzung der Pflichten aus dem Arbeitsvertrag handelt und ggf. eine Kündigung in Betracht gezogen wird, sollte der Arbeitgeber weiterhin gegen seine Pflichten verstoßen.

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* Die Verwendung des Begriffs Arbeitnehmer erfolgt geschlechtsneutral und gilt für Frauen und Männer gleichermaßen.